Pourquoi saisir ses dépenses
- Réduire le bénéfice imposable, si votre régime le permet — le micro-entrepreneur, lui, relève d''un abattement forfaitaire et ne déduit pas ses frais réels
- Récupérer la TVA, si vous y êtes assujetti
- Connaître votre marge réelle, et non votre seul chiffre d''affaires
- Justifier vos achats en cas de contrôle
Déposer un justificatif
- Depuis l''écran Dépenses, ajoutez une dépense et joignez le document
- Formats acceptés : JPEG, PNG, WEBP, PDF — les autres sont refusés au dépôt
- La lecture s''exécute et pré-remplit le formulaire
- Vous relisez, corrigez si besoin, puis validez
Ce que la lecture extrait
| Champ | Précision |
|---|---|
| Fournisseur | Nom tel qu''il figure sur le document |
| Date | Date de la pièce |
| Montant TTC | Le total final, obligatoire |
| Montant HT et TVA | Si la ventilation est établie ; vide sinon |
| Taux de TVA | Un ou plusieurs, selon le document |
| Nature du document | Facture, ticket, proforma, devis |
| Catégorie | Proposée d''après le fournisseur et le contenu |
Ce qui se passe quand la lecture n''est pas sûre
C''est le point qui mérite le plus d''attention, parce qu''il est contre-intuitif : KPIZEN préfère refuser que deviner.
Pas de total, pas d''écriture
Si le document ne porte aucun total, ou si le total est présent mais illisible, la lecture refuse de créer l''écriture et vous dit laquelle des deux situations s''est produite. Une grille tarifaire ou un devis incomplet n''est pas une dépense : c''est un document qui n''a pas de montant final, et l''inventer serait pire que ne rien remplir.
TVA vide n''est pas TVA nulle
Quand la ventilation HT/TVA n''a pas pu être établie, le champ reste vide — pas à zéro. Une case vide se lit « à vérifier » ; un zéro se lirait « pas de TVA », ce qui vous ferait perdre une récupération ou fausserait une déclaration.
Une lecture partielle se signale
Un document long dont seule une partie a pu être lue ne passe pas en silence. La limite est affichée : mieux vaut une lecture annoncée incomplète qu''une lecture qu''on croit complète.
Ce que vous devez encore vérifier
La lecture est une aide à la saisie, pas une validation comptable. Avant de valider, contrôlez en particulier :
- Le montant TTC, sur les tickets froissés ou photographiés de biais
- La TVA quand plusieurs taux coexistent sur un même document
- La catégorie proposée, qui détermine la déductibilité et la récupérabilité
- La date, sur les tickets où la date d''impression et la date d''achat diffèrent
Nous ne publions pas de taux de réussite de la lecture. Le score de confiance renvoyé par le modèle n''est pas calibré : il ne mesure pas la probabilité que la valeur soit juste, et l''afficher comme tel serait trompeur. Ce sur quoi vous pouvez compter, c''est le comportement en cas de doute — refus explicite plutôt que valeur inventée.
Où vont vos justificatifs
Le fichier est déposé dans un espace de stockage cloisonné par entreprise, rangé par année et par mois, et rattaché à la dépense. Il n''est accessible que par votre compte, via une URL signée à durée limitée — jamais par une adresse publique.
Les pièces de démonstration et les pièces réelles sont stockées séparément et ne se mélangent pas.
Sur la conservation légale
En France, les pièces comptables se conservent dix ans. Cette obligation vous incombe. KPIZEN stocke vos justificatifs et vous permet de les ré-exporter, mais ne propose pas aujourd''hui d''archivage à valeur probante certifié — ce qui suppose scellement, horodatage qualifié et journal d''intégrité normalisés. Conservez donc vos originaux, ou une sauvegarde indépendante.
Rapprochement bancaire
Si votre banque est connectée, une dépense saisie est rapprochée du mouvement bancaire correspondant lorsque le montant et la date concordent. Vous voyez alors d''un coup d''œil ce qui est justifié et ce qui ne l''est pas.
Comportement décrit et vérifié le 24 août 2026. La lecture automatique est incluse à partir du plan Pro : 50 documents par mois, sans limite en Business.